SERVICE-CONSEIL

Le CARP offre des services et des conseils aux organismes, aux entreprises et aux municipalités concernant la gestion documentaire ainsi que les outils utilisés à cet effet. Plus précisément, le centre offre des formations sur la gestion des documents, sensibilise à la conservation de l’information sur tout type de supports, et ce, afin de maximiser les opérations de recherche et d’augmenter la productivité. L’expertise du CARP dans ce domaine permet aux organismes qui la demande une rationalisation et une diminution des coûts de gestion, une meilleure utilisation des espaces bureaux et de transférer au numérique les documents au besoin. De plus, l’aspect conseil peut être complété par la vulgarisation aux employés de la Loi sur les Archives et les autres législations entourant le cadre juridique des technologies de l’information et la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Calendrier de conservation

Le CARP peut créer le calendrier de conservation et le plan de classification pour votre organisme. Ce sont deux outils principaux pour la gestion documentaire. Ils sont obligatoires pour tous les organismes publics et recommandés pour les organismes privés. Le CARP a l’expertise pour les créer ou de les mettre à jour et d’assister les employés à son application.

Gestion documentaire

Nous offrons le service de gestion documentaire. Nous effectuons le déclassement annuel complet des documents (actif, semi-actif, inactifs). En nous basant sur le calendrier de conservation, nous effectuons le traitement des documents : le déclassement, l’archivage et la destruction.  Le CARP a les ressources et les compétences pour assister tous organismes à la saine gestion documentaire.

Numérisation

Le CARP offre des services de numérisations suivant les règles et les normes prescrites. Nous utilisons le guide d’imagerie numérique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec afin que le document transféré numériquement conserve sa valeur légale. Le service de numérisation comprend la préparation, l’épuration, la numérisation, l’indexation et le contrôle de la qualité des images.

Recherche

Les contrats de recherche sont possibles au CARP pour les organismes et les entreprises qui cherchent des éléments historiques majeurs pour la région de Portneuf et ses anciennes délimitations.

Formation

Le CARP peut vous aider à mieux comprendre la gestion documentaire par la formation à vos employés des concepts et des outils archivistiques. Nous adaptons la formation pour correspondre à vos besoins. Nous abordons le cadre réglementaire, les concepts théoriques et de la mise en situation afin de comprendre et d’être en mesure de répondre à votre problème.

Entreposage

Besoin d’entreposer vos documents? Le CARP dispose d’une salle d’entreposage suivant les normes de conservation et de sécurité recommandées. Pour plus de détails ou pour avoir un prix, communiquez avec nous, il nous fera plaisir de répondre à vos questions.